Bitacoras.com: canal "organizate"

10 signos de una adicción a GTD

Jeroen Sangers — Mon, 22 Sep 2008 11:30:45 +0200

Por Jeroen Sangers en El Canasto el 22 de septiembre de 2008 a las 11:30:45

10. Has leído cada artículo en El Canasto, y creas que es una cosa normal de hacer.

9. Mientras viajas de la oficina a casa tienes que parar el coche tres veces para apuntar una idea y vaciar tu cabeza.

8. Realmente entiendes el flujo de trabajo en GTD.

7. Antes de pedir comida en un restaurante haces un mapa mental para decidir la comida perfecta.

6. Usas una rotuladora P-Touch de Brother para etiquetar los armarios de la cocina.

5. Sabes cómo se pronuncia Moleskine.

4. Conoces la diferencia entre las perspectivas a 30.000 y 40.000 pies.

3. Sabes que la Regla de dos minutes no tiene nada que ver con el futbol.

2. Cuando encuentras amigos preguntas si puedes ver su lista de proyectos.

1. Después de cinco minutes de caricias paras y preguntas a tu novia cual es la Próxima Acción.

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Etiquetas: gtd, humor, organizate eficacia, 30000, 40000

2 Minutos de productividad

Jeroen Sangers — Tue, 23 Sep 2008 10:46:29 +0200

Por Jeroen Sangers en El Canasto el 23 de septiembre de 2008 a las 10:46:29

Este fin de semana he jugado un poquito con Keynote e iMovie, y el resultado es este video, la primera entrega de 2 Minutos de Productividad sobre la Ley de 2 Minutos.

La ley de 2 minutos de Jeroen Sangers en Vimeo.

Aun no es un video perfecto; primero porque el video dura más que dos minutos, y también porque se puede explicar el tema de este video perfectamente en un post normal. Además hay los fallos habituales de gramática.

Ya tengo varias ideas más para nuevos videos, aunque tengo que buscar el tiempo para grabarlos.

¿Qué os parecéis del video? ¿Y qué cosas hacéis en dos minutos?

Etiquetas: gtd, organizate eficacia, video, 2minutos

GTD: Control y Perspectiva con MindManager

José Miguel Bolivar — Wed, 02 Jul 2008 00:46:41 +0200

Por José Miguel Bolivar en El Canasto el 02 de julio de 2008 a las 00:46:41

MindManager es la herramienta por excelencia para mind mapping, si bien es cierto que últimamente han aparecido otras muchas, incluso algunas online, que están cada vez más cerca de él en cuanto a características y calidad.

Las ventajas de los mapas mentales sobre otras formas de gestionar información son muchas y una rápida búsqueda en Google os puede dar una idea de a qué me refiero. La más importante de todas ellas, al menos en mi opinión, es que permite al cerebro trabajar de una forma más natural y por tanto aprovechar al máximo la contribución de ambos hemisferios cerebrales y las sinergias que se generan cuando ambos trabajan juntos.

Comencé a utilizar MindManager mucho antes de siquiera conocer la existencia de la metodología GTD. A raíz de ver a un compañero de trabajo tomar notas en una reunión, me di cuenta de la enorme flexibilidad de la herramienta para añadir, modificar, reorganizar y agrupar notas, así que decidí empezar a usarla para ese mismo fin.

Más tarde fui descubriendo otras utilidades, como por ejemplo gestionar proyectos, facilitar sesiones de brainstorming y, posteriormente, aplicar GTD...

Fue precisamente a través de un blog de mind mapping donde descubrí ResultsManager, un add-in para MindManager que resulta ideal como soporte informático para la metodología GTD.

Como sabéis GTD no recomienda una herramienta específica, ni siquiera que esa herramienta sea un software. Os comento esto porque la solución MindManager ResultsManager es fantástica pero no perfecta.

La ventaja de MindManager es que puedes añadir acciones agrupándolas visualmente y estableciendo relaciones de dependencia, precedencia, etc. entre ellas.

La combinación con ResultsManager se traduce es una enorme potencia para gestionar un gran volumen de "acciones", incluyendo las que son para hacer "algún día/tal vez", proporcionando diversas vistas o perspectivas (Dashboards) totalmente personalizables. Un ejemplo sería "próximas acciones @teléfono", es decir, filtrar sólo las acciones que se pueden hacer ya y que son para hacer al teléfono.

A modo de dato deciros que mi volumen total de acciones (incluyendo trabajo, personales, realizables y aún no realizables, las que son "algún día/tal vez", etc.) ronda habitualmente las 800 y mi Dashboard Diario de Próximas Acciones, que se refresca automáticamente cada noche, me presenta cada mañana alrededor de un 5% de las mismas, que son en las que debo concentrame ese día.

Si tomamos como ejemplo de lo que os comento el segundo dibujo, sólo hay una acción que es además "próxima acción": "Pensar y decidir tema". Hasta que esa acción no esté terminada, las restantes no se pueden hacer. Cuando marque esa acción como terminada en mi Dashboard, la siguiente que me presentará será "Recopilar definiciones términos clave" y así sucesivamente.

Existen muchos otros Dashboards predefinidos, por ejemplo para la revisión semanal o mensual, y siempre puedes adaptarlos a tus necesidades o incluso crear otros nuevos.

La desventaja es que la curva de aprendizaje es lenta, sobre todo si pretendes aprender a usar el software sin dominar la metodología GTD. No tengo reparos en reconocer que fracasé dos veces antes de conseguir implantar el sistema con éxito. Pero ahora llevo un año usándolo ininterrumpidamente y puedo deciros que el resultado es espectacular.

Evidentemente la carga de trabajo es la misma que antes, pero la sensación de control y perspectiva que consigues con esta solución te permite ser mucho más efectivo (alreadedor de un 30% más según mis cálculos) y, lo que es aún mejor, sin estrés.

José Miguel Bolívar es Psicólogo Social y trabaja en el sector de la Biotecnología en una posición europea de Recursos Humanos. Le interesa todo aquello que suponga desarrollarse como persona y profesional y cree firmemente que sin cambio no hay evolución.
Recientemente ha comenzado a escribir un blog sobre Desarrollo Personal, Profesional y Organizacional, Cambio, Liderazgo, Nuevos Paradigmas, "Life-Hacking", Productividad, "GTD"... Puedes visitarlo en http://www.OptimaInfinito.com

Etiquetas: gtd, organizate eficacia, mapamental, mindmanager, mindmapping

Organizaciones desorganizadas

Jose Andrés Mendia — Mon, 07 Jul 2008 08:16:02 +0200

Por Jose Andrés Mendia en El Canasto el 07 de julio de 2008 a las 08:16:02

¿Cuántas horas de más hemos metido sin sentido?¿Cuántas horas de descanso cedemos de manera estúpida a las organizaciones en las que trabajamos? Si al menos sirviesen de algo... El problema es que la cultura instaurada es esa de el que más está es el que más trabaja, sin embargo poco a poco empieza a calar eso de dedicar únicamente el tiempo necesario.

Pero, ¿con 8 horas basta? Obviamente sí. En general, cuando las exigencias son mayores las personas tienden a dar el máximo y obtener mejores resultados, cuando no hay exigencia y todo vale, ¿para qué poner algo de esfuerzo?

Pasa lo mismo con los horarios, ¿para qué voy a trabajar de una forma organizada si en vez de 8 horas voy a estar 11? Esas horas de más tapan mis ineficiencias y pérdidas de tiempo. Sin embargo cumpliendo el horario estaríamos abocados a buscar medios para ser realmente productivo.

Las organizaciones deberían inculcar esto en todas las personas que forman parte de ellas, mostrar estas herramientas, enseñarlas...

Hay cuidar a las personas, retener el talento y qué mejora manera que pudiendo conciliar su vida personal y laboral, haciendo que estén más felices porque todos notamos que aplicando estas herramientas somos más productivos, más organizados y encima más felices.

¿Creéis que este es el primer paso para organizaciones realmente productivas y organizadas?

Jose Andrés Mendia es Ingeniero y trabaja en el día día de la gestión empresarial y le preocupa mucho las personas y la buena gestión. Acaba de iniciar recientemente a escribir un blog: http://gestempresas.blogspot.com/

Etiquetas: gtd, general, organizate eficacia, productividad, tiempo

Arrancando los motores

Jeroen Sangers — Tue, 22 Jul 2008 19:10:19 +0200

Por Jeroen Sangers en El Canasto el 22 de julio de 2008 a las 19:10:19

He vuelto de mis vacaciones y después de estar desconectado por tres semanas es hora de arrancar los motores otra vez. Una cosa importante de saber sobre motores es que necesitan tiempo para calentarse y por tanto no es buena idea volver de su viaje al último día de las vacaciones. Necesitas tiempo para prepararte para la vida laboral. En mi caso había tres fases distintas:

1. Debriefing
Lo primero es cerrar las vacaciones bien. Si has ido de viaje, seguramente tienes una maleta llena de ropa sucia para limpiar y material para guardar. También he visitado la familia para contarles todo sobre nuestras aventuras de las últimas semanas.

2. Repaso
Con las vacaciones cerradas, pero antes de ir a la locura de la oficina, he hecho un Repaso Semanal profundo. Primero he procesado todos las notas hechos durante las vacaciones (siempre llevo un bloc de notas, incluso a la playa) y he decido las acciones a tomar para cada correo en la bandeja de entrada. También he abierto Google Reader para procesar todos los mensajes en la categoría esencial y eliminar los mensajes en las categorías normal y prueba (tengo otra categoría interesante que dejo en Google Reader porque si me quedo tiempo quiero leer eses mensajes). Después he revisado la lista de Algún Día/Quizás dónde he aparcado casi todos mis proyectos antes de las vacaciones para ver en qué proyectos voy a trabajar en la primera semana laboral.

Antes de irme de vacaciones he imprimido mi mapa vertical con mis responsabilidades, metas a corto y largo plazo y visión y durante mi estancia en el extranjero he revisado dicho documento. Es increíble cómo cambia la perspectiva si estás lejos de la vida diaria. He definido algunas metas nuevas y durante el repaso he definido los correspondientes proyectos.

3. Prepararse
Con mi sistema revisado y actualizado, casi estoy listo para volver a trabajar. El único que me quedo es prepararme. Como han pasado tres semanas, ya no tengo toda la información relacionada a mis proyectos presente. Por eso he revisado las carpetas con el material de soporte de los proyectos, para que si un cliente me llama por el estado de un proyecto le puedo contestar directamente sin perder tiempo. Además es poco profesional si un cliente pregunta por un tema que para él es realmente importante y tú no tienes ni idea de qué está hablando porque has estado fuera.

Una vez pasado por esas tres fases tengo los motores arrancados y calientes; ¡estoy listo!

Etiquetas: articulos, gtd, organizate eficacia, mapavertical, repasosemanal

Creatividad con eficacia

Jeroen Sangers — Tue, 29 Jul 2008 10:00:18 +0200

Por Jeroen Sangers en El Canasto el 29 de julio de 2008 a las 10:00:18

Aun no he escrito mucho sobre la creatividad en El Canasto, que es muy extraño, porque una de las razones que Getting Things Done funcione es su compatibilidad con trabajo creativo.

Al leer la mayoría de los libros sobre gestión de tiempo me imagino un contable. Todo lo que quieres hacer en una semana debes planificar, registrar y poner en papel. Veo esquemas, bitácoras y listas enormes.

Pero contabilizar tu tiempo elimina mucho de la espontaneidad necesario para los procesos de pensamientos creativos. Además es demasiado trabajo y demasiado aburrido para quererlo hacer. Y no sé si realmente val la pena hacerlo.

La vida pasa demasiado rápido para poder planificar todo

De David Allen he aprendido que la vida moderna pasa demasiado rápido

para planificar todos los detalles. Imagínate que el lunes has decidido

trabajar todo el martes en proyecto X. El martes por la mañana vas a la

oficina con ganas de trabajar en el proyecto, pero al llegar a tu mesa

encuentras una nota de tu jefe pidiendo una hoja de cálculo para hoy.

El resto del día no trabajaras en tu proyecto, para que el miércoles

por la mañana puedas empezar con una nueva planificación, para que

necesites al menos media hora. Si más tarde te llega otra actividad

inesperada, todo el tiempo que has invertido en hacer la planificación

va perdido otra vez.

Getting Things Done explica una otra manera de tratar la planificación.

Bloqueo del escritor y GTD

Esta semana hemos hablado en nuestra empresa sobre una campaña de

márquetin para capturar nuevos clientes. El resultado es que tenemos

que escribir textos nuevos para la web y para un tríptico.

Yo mismo he escrito muchos textos, y sé que da igual si se trata de

artículos, historias, material de curso, canciones, un libro o textos

de publicidad, cada escritor se encuentra a veces bloqueado.

El Bloqueo de Escritor también sale en otras profesiones creativas como dibujar, pintar, hacer películas, componer música etc.

El Resultado Deseado y la Próxima Acción

Hay muchos textos explicando cómo puedes sobrepasar el bloqueo, y el

interesante es que los mismos principios que te ayudan al organizar tu

día también funcionen con un bloqueo de escritor.

Una de las cosas más importantes es, igual a otro tipos de trabajo,

pensar sobre el resultado deseado y la próxima acción. Esos son

principios típicos del método Organízate con Eficacia.

Imagínate que debes escribir un documento con tus ideas sobre cómo

gestionar un proyecto nuevo. Ya has escrito medio página y de repente

no sabes cómo continuar. O lo que pasa más a menudo: pospones escribir

el documento hasta el último día para al final producir algo con mucho

esfuerzo.

Al momento que notas este tipo de resistencia debes hacerte la pregunta:

1: ¿Qué es el Resultado Deseado?

Al contestar esta pregunta obtienes más claridad sobre lo que realmente

quieres hacer con el documento. ¿Qué es tu resultado? ¿Para quién lo

escribes? ¿Qué es lo que quieres explicar? ¿Qué tamaño debe tener? Al

contestar esta pregunta decides para ti mismo decides cuando vas a ser

contento con el resultado final y tendrás una meta al horizonte.

La próxima pregunta es lógicamente:

2: Entonces, ¿qué es la acción siguiente?

Hay muchos posibles respuestas a esta pregunta. Puede ser que la

Próxima Acción es coger un bolígrafo y papel para apuntar ideas

sueltas. O hacer un mapa mental. Puede ser que para ti es mejor primero

coger el teléfono y llamar un compañero o amigo y explicarlo tus ideas.

O puede ser que quieres leer un libro o sacar algunos artículos de

internet.

Puede ser que simplemente debes continuar de escribir, aunque lo que

escribes no tiene demasiado sentido, hasta que te llegan mejoras ideas.

Más tarde puedes eliminar los textos sin sentido.

Si el Bloqueo de Escritor es muy grande, puede ser que necesitas más

estímulos o algo que te obliga a continuar. El Paso Siguiente podría

ser pedir a otra persona para escribir juntos. Cada una escribe sus

propias cosas, pero en la misma sala o el mismo bar.

Principios prácticos

Solo son algunos ejemplos del uso de GTD en trabajo creativo. Lo más

importante es encontrar qué es la razón del bloqueo, y luego pensar a

dónde quieres ir y decidir qué será el próximo paso para saltar el

bloqueo.

Etiquetas: articulos, gtd, organizate eficacia, creatividad, resultados

Los 4 fallos más comunes en GTD

Jeroen Sangers — Mon, 04 Aug 2008 12:28:19 +0200

Por Jeroen Sangers en El Canasto el 04 de agosto de 2008 a las 12:28:19

Ya lo he comendado muchas veces por aquí: empezar a trabajar según en método de Getting Things Done es difícil. Tendrás que cambiar tus hábitos, lo que por general cuesta varios meses o incluso años. No obstante, la mayoría de los problemas con GTD son debido a solo quatro errores:

No hacer el Repaso Semanal semanalmente
El Repaso Semanal es la parte más importante de GTD. Solo si cada semana haces el mantenimiento de todo el sistema tendrás la confianza que el sistema está completa.
Contestar correos mientras estás procesando la bandeja de entrada
Es imprescindible distinguir las cinco diferentes fases del flujo de trabajo (recopilar, procesar, organizar, revisar y hacer). Si estas procesando el correo solo debes decidir el resultado deseado y la Próxima Acción y solo contestar correos si puedes hacerlo en dos minutos.
Mezclar acciones y proyectos
Si en tu lista de acciones tienes algo como 'Vender empresa X', 'Renovar casa' o 'Campaña de marketing' estás mezclando Proyectos y Acciones. No puedes 'hacer' un proyecto, solo puedes hacer acciones que llegan a la finalización del proyecto. Por tanto, las acciones van a la lista de acciones y los proyectos en la lista de proyectos.
Dejar cosas en tu cabeza
Tu mente hace un trabajo estupendo al analizar información pero tiene pocas capacidades de recordar cosas al momento adecuado. Si siempre tienes una manera de capturar tus ideas (por ejemplo por llevar un bloc de notas) y si además tienes un sistema de confianza para procesar todas las notas, puedes usar toda tu mente para la tarea actual.

Etiquetas: gtd, organizate eficacia, acciones, correo, proyectos

La paradoja de la productividad

Jeroen Sangers — Mon, 18 Aug 2008 15:53:20 +0200

Por Jeroen Sangers en El Canasto el 18 de agosto de 2008 a las 15:53:20

Doy un consejo a todos que quieren incrementar su productividad: no hay marcha atrás.

Una vez que te has mostrado más productivo, la gente requieren más de ti. Te pasan más trabajo y requieren mejoras resultados de ti. O como dice David Allen: The better you get, the better you'd better get.

Por eso es importante preguntarte antes de empezar con la implementación de Getting Things Done porque quieres mejorar la productividad. ¿De dónde viene la necesidad de ser más productivo? ¿Tienes demasiado trabajo? ¿Necesitas más tiempo libre? Solo si tienes claro el 'porque' evites la decepción sí después de incrementar la productividad no tienes ni un minuto más de tiempo libre porque haces mucho más trabajo.

Recuerde: no hay marcha atrás.

Etiquetas: gtd, organizate eficacia, davidallen, productividad

La Zona

Jeroen Sangers — Mon, 25 Aug 2008 17:35:47 +0200

Por Jeroen Sangers en El Canasto el 25 de agosto de 2008 a las 17:35:47

Si estás trabajando en la zona pierdes el sentido de tiempo. Estás muy concentrado y disfrutas de lo que estás haciendo; seguramente alguna vez has estado en 'la zona'. Hay gente que pasan mucho tiempo en la zona. ¿Cómo lo hacen?

Mihaly Csikszentmihalyi ha publicado los resultados de su estudio en el libro Creativity. Mihaly describe la zona como un estado mentad de concentración profunda. En uno de sus experimentos ha dado una alarma a la gente, y cada vez que soñaba la alarma esa gente apuntaba que estaba haciendo y cómo se siente.

Lo que es interesante es que la gente que estaba haciendo algo de manera activa y concentrada se sentía más feliz que la gente que miraba la tele sin pensar.

Recerca adicional de Csikszentmihalyi mostraba que hay algunos secretos para trabajar en la zona. Hay algunas cosas que puedes estimular para optimizarlas.

Metas claras

Parece obvio siempre querer trabajar con metas claras, pero definir las metas es uno de los problemas más grandes de trabajo de conocimiento; las metas no siempre son claras. Es por eso que el método de Getting Things Done empieza con las preguntas por el Resultado Deseado y la Próxima Acción. Hacer esas preguntas estimula la zona.

Suficiente capacidad (control) y suficiente desafío (emoción)

El segundo requerimiento para entrar en la zona es que dispones de suficiente conocimiento y experiencia para hacer lo estás haciendo, pero solo eso no es suficiente. El trabajo debe contener un componente nuevo para aprender, para que el trabajo te desafíe. Un poquito de emoción te mantiene vinculado a la tarea. Si realmente sientes curiosidad por el resultado de la tarea consigues más fácil entrar en la zona.

La tarea no debe ser demasiado fácil, pero tampoco demasiado difícil. El problema es que eso cambia cada día: una cosa que aprendes esta semana ya no te desafía el año que viene. Trabajo de rutina puede resultar un en comportamiento reactivo, pero no te ayuda al entrar en la zona.

Reacción directa e inmediata

Para la zona también es importante que recibas una reacción, y lo antes posible. Si estas escribiendo un software puedes verificar el funcionamiento después de cada cambio en el código y si escribes un texto puedes guardarlo durante diez minutos y después leerlo otra vez para mirar que falta.

Gracias a la reacción rápida puedes adaptar la manera de trabajar. No tendrás la idea que has trabado durante horas y días sin saber si vas en la dirección adecuada.

Sentido distorsionado de tiempo y perdida de la propia consciencia

Al sentido distorsionado de tiempo puedes reconocer que has estado en la zona: "¿ya es tan tarde?", "me he olvidado del tiempo".

Eso va junto con una pérdida de la propia consciencia; ya no piensas sobre ti mismo o la situación actual, porque solo tienes atención para la tarea que haces, el trabajo, el problema que estás solucionando.

Concentración y enfoque

Para entrar en la zona debes concentrarte. Enfoque es muy importante: un gran parte de tu energía va hacia un asunto relativamente pequeño.

Para eso es importante de trabajar al menos 15 minutos sin interrupciones. Y eso es bastante difícil en una oficina moderna dónde cada minuto sale un aviso de correo nuevo o suena el teléfono. Si quieres trabajar en la zona, debes encontrar una manera de evitar las interrupciones, al menos durante un tiempo.

Motivación desde dentro

Hay un aspecto más para entrar en la zona: debes estar motivado para hacer la tarea. Lo que haces es exactamente lo que quieres hacer en este momento.

Si has cumplido todos los aspectos de la zona, verás como trabajas de manera productiva y además disfrutas, sin darte cuenta. Eso es la única desventaja de la zona: no puedes disfrutar conscientemente.

Etiquetas: articulos, gtd, organizate eficacia, concentracion, desafio

Ordenar la lista de Próximas Acciones

Jeroen Sangers — Tue, 09 Sep 2008 12:54:19 +0200

Por Jeroen Sangers en El Canasto el 09 de septiembre de 2008 a las 12:54:19

Una lista de Próximas Acciones (nota: no hablo de una lista de tareas 'normal') enorme no te hace feliz. En contrario, una lista sin fin te hace insensible.

Una lista con docenas o cientos de cosas que todavía debes hacer te desalienta tanto que prefieres no mirarla e ignorarla. Por ese presento esta semana unos consejos para mantener la lista de Acciones organizado.

Mantén la lista corto

Mira críticamente a tu listado de Próximas Acciones. ¿Hay acciones de que ya sabes que no vas a hacerlas en la próxima semana? Esas acciones probablemente deberían estar en la lista de Algún Día/Quizás. No tiene sentido de verlas cada vez que consultas la lista y solo te distraiga porque no vas a hacerlas ahora.

Y si tu sistema realmente es un desastre, incluso puede ser que la lista contiene acciones que pertenezcan en la lista de En Espera. O la lista de Proyectos. O en otro sitio.

Lo que debes hacer es limpiar la lista profundamente. Y luego puedes continuar hacerlo durante el Repaso Semanal: cada semana verificas si no hay tareas en la lista que no vas a hacer durante la semana que viene.

Categorizar la lista

Una otra manera de mantener la lista manejable es dividirlo en categorías. Si asignas cada acción a una categoría es muy fácil ver o esconder solo algunas partes de tu lista.

David Allen te aconsejo dividir la lista de Próximas Acciones en categorías basadas en contexto, es decir el sitio dónde debes estar para poder completar la acción. De este modo solo ves las acciones de tu contexto actual: Oficina, Casa, Llamadas, Ordenador, Internet, En la cuidad, etc.

Las acciones de la categoría Llamadas puedes hacer en todos los sitios donde tienes un teléfono (móvil) disponible, y si no tienes un teléfono cerca, no cal mirar a esta lista. Tampoco tiene sentido preocuparte por la limpieza del garaje si estás sentado en el metro.

Además de contexto, también puedes definir categorías basadas en otros criterios. Por ejemplo cuanto energía necesitas para hacerlo (S, M, L, XL), o el tipo de trabajo (administración, escribir, limpieza, ...). Esa última división puede ayudarte para hacer diferentes tipos de trabajo durante el día y para dar atención a las tareas importantes en lugar de las tareas urgentes.

Solo con una lista de Próximas Acciones limpio y al día evitas que la lista te desaliente.

Listado de Tareas: Una lista de Próximas Acciones NO es una lista de tareas o 'todo'. Una lista de Próximas Acciones es mucho mejor pensada y mucho más simplificada. Muchas veces, la lista de tareas es una colección de muchas cosas: cosas para hacer, planes para desarrollar, metas, ...

Etiquetas: articulos, gtd, organizate eficacia, algundiaquizas, contexto

Proyectos de A a Z

Jeroen Sangers — Mon, 15 Sep 2008 12:46:20 +0200

Por Jeroen Sangers en El Canasto el 15 de septiembre de 2008 a las 12:46:20

Getting Things Done no es un método de gestionar proyectos. Es decir, GTD no te explica cómo debes asignar y controlar tus recursos, cómo debes estimar los costos o cómo debes montar una oficina de proyectos. Para eso existen otros teorías, diagramas Gantt y software cómo Microsoft Project. GTD es una sistema de productividad personal y explica cómo puedes convertir tu proyecto y las metas de ese proyecto en acciones concretas.

En mi experiencia, el tema de gestionar proyectos en GTD es una de las temas más difíciles del libro Organízate con Eficacia. En su definición más simple, un proyecto es cualquiera tarea que requiere varias acciones para completar. Yo siempre lo explico como una simple secuencia de A hasta Z.

La Z representa el Resultado Deseado o el fin del proyecto, que se gestione en la lista de proyectos. ¿Qué ha acabado cuando se acaba el proyecto? Visualiza el resultado con gran éxito, y después apunta el Resultado Deseado en la lista de Proyectos en una manera específica, mensurable, realizable (pero desafiadora) y con fecha de finalización.

La A representa la Próxima Acción, siendo la primera cosa que puedes hacer para avanzar el proyecto. Como ya sabéis, solo apuntamos las acciones que realmente podemos hacer ahora en nuestra lista de acciones. Cada proyecto debe tener al menos una Próxima Acción, pero puede tener varias si puedes hacer esas tareas en paralelo, es decir que esas acciones no dependen de la finalización de otra acción.

Finalmente necesitas un sitio para almacenar todas las otras acciones (B-Y) que debes hacer para llegar a Z pero que no son Próximas Acciones. Este sitio se llama Material de Soporte para el Proyecto. Si es un proyecto grande, seguramente ya tienes una carpeta (físico y/o en el ordenador) para el material de soporte, donde puedes guardar un documento simple con todas las acciones del proyecto. O si usas un gestor de tareas electrónico, seguramente puedes guardar esa información juntos con el proyecto, por ejemplo en el campo Notas de Microsoft Outlook o el campo Comentarios de Lotus Notes.

Si tu lista de acciones es demasiado larga, es muy probable que no solo contenga acciones tipo A, pero también acciones de B hasta Y. Mira bien a la lista de acciones: ¿todas las acciones son de tipo A? ¿Y la lista de proyectos solo contiene Z?

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Etiquetas: articulos, gtd, organizate eficacia, materialdesoporte, proximasacciones

Canal GTD en YouTube

Jeroen Sangers — Thu, 18 Sep 2008 11:02:35 +0200

Por Jeroen Sangers en El Canasto el 18 de septiembre de 2008 a las 11:02:35

David Allen ha abierto su propio canal en YouTube, dónde comparte sus videos de productividad favoritos. Actualmente hay 17 videos en el canal, con un total de casi dos horas de imágenes sobre Getting Things Done.

Si sigues el tema de la productividad en internet, seguramente ya conoces algunos de los videos. No olvidas de suscribirte, para que recibes una notificación si David (o uno de sus trabajadores) añaden más videos.

Etiquetas: gtd, organizate eficacia, recursos, davidallen, youtube

GTD y las dos claves para mantener un estilo de vida y trabajo sano

Jeroen Sangers — Fri, 04 Jan 2008 07:40:09 +0100

Por Jeroen Sangers en El Canasto el 04 de enero de 2008 a las 07:40:09

En octubre David Allen ha hecho una presentación de Organízate con Eficacia para empleados de Google que ahora está disponible en Youtube. En esa presentación de 45 minutos David habla de dos conceptos importantes: control y perspectivo.

Etiquetas: gtd, organizate eficacia, davidallen, google, youtube

Aprende a Exprimir los periódicos y revistas

Pedro Robledo (#3) — Fri, 29 Feb 2008 00:00:00 +0100

Por Pedro Robledo (#3) en El Canasto el 29 de febrero de 2008 a las 00:00:00

Normalmente leemos decenas de periódicos y revistas en tan sólo una semana. Leemos periódicos económicos, generales, locales, gratuitos, y múltiples revistas relacionadas con nuestro trabajo y nuestro ocio. Un montón de papel que se acumula día a día sobre nuestra cabeza ¿No sería interesante saber cómo exprimir todo esa información? Bueno, voy a darte unos consejos que quizá te ayuden a sacar un buen zumo empleando el menor tiempo posible. Consejos al leer periódicos y revistas: 1. Elige periódicos y revistas variadas: No leas siempre el mismo periódico ni la misma revista. Lo ideal es que leas periódicos de distinto signo ideológico y de distinta temática, para tener una visión más general y más cercana a la realidad. Con las revistas lo mismo, lee revistas que nunca has leído antes e intenta acercare a las que tienen líneas editoriales opuestas. La clave es la confrontación de ideas y la amplitud de temas. 2. Hojéalo tan rápido como puedas. Lee tan sólo los titulares y poco más; en esta fase tan sólo identifica los artículos que te interesan leer con una pequeña marca. No te detengas y sé tan rápido como puedas. 3. Recorta las noticias. Recorta las noticias y los artículos que has señalado con un cúter (es más rápido que utilizar tijeras). El resto del periódico y/o revista déjalo para reciclar. 4. Selecciona. Lee todos los recortes y haz una última selección de lo que realmente te interesa. Recuerda lo valioso que es tu tiempo. El resto a reciclar. 5. Lee los recortes seleccionados de forma rápida. Lee tan rápido como puedas y no retrocedas ni te detengas. Después, si el recorte ha valido realmente la pena, vuelve a leerlo para subrayar las partes más importantes y ponerles fecha. Si no es así, tíralo a la papelera del reciclaje de papel. 6. Archivar. Junta todos los recortes subrayados y archívalos en una carpeta y/o pásalos por el escaner para arhivarlos informáticamente. Poco a poco tendrás un archivo al que recurrir cuando sea necesario y el tiempo empleado habrá sido una buena inversión. De esta forma, no perderás tu tiempo leyendo lo que realmente no te interesa y podrás recurrir a tus artículos y noticias preferidas tantas veces como sea necesario. Con el tiempo dispondrás de un archivo único de gran valor, que te será muy útil tanto en tu vida privada como en tu vida laboral. Un saludo! (Foto: jmagle) Pedro Robledo (#3) es el autor de Guía de Gerencia, un blog sobre economía, empresas, desarrollo personal... Puedes suscribirte a su blog de forma gratuita aquí.

Etiquetas: organizate eficacia, archivo, leer

GTD y la flexibilidad

Óscar Hinojosa — Fri, 22 Feb 2008 15:18:03 +0100

Por Óscar Hinojosa en El Canasto el 22 de febrero de 2008 a las 15:18:03

Si cocinar es seguir al pie de la letra una receta, si lo más cerca que estuviste de los germanos es tu cabeza cuadrada y si uno más uno son dos este es tu post. Cuando te enfrentas a palabras como "procesamiento de asuntos", "sistema de archivos" o "planificación de proyectos" quizá te venga a la cabeza la palabra máquina. Es decir, si damos a un cabeza cuadrada un método de organización como por ejemplo GTD, la dama de hierro a su lado sería el abuelo de Heidi. Por otro lado, a veces puede acusarse al método GTD o a cualquier método de organización de falta de flexibilidad. Yo soy de los que pienso que mejor un método que ninguno y que la flexibilidad la iremos cogiendo con la práctica. Planteemos un caso que puede destrozar tu sistema organizativo ¿Qué pasa cuando el nuevo becario acude a tu mesa a preguntarte algo? Tras escuchar a mis amables lectores y añadir alguna cosa de cosecha propia a continuación algunos trucos para manejar interrupciones: - Hacer algo importante a primera hora de la mañana. Las interrupciones suelen llegar después, normalmente a la gente le cuesta empezar la jornada, miran el correo, se toman un café, abren los ojos... - No abrir el correo según llegas al trabajo. Yo lo abro a las 11:00 y quizá otra vez por la tarde, depende de cada uno, algunos días ni lo miro y no se cae el mundo. Así limitas una fuente importante de interrupciones. -Responder con asertividad a la interrupción presencial, el "arte de decir no". -Responder con educación inglesa, como recien salido de Oxford: "Tengo que mirarlo", "lo vemos luego si te parece y no te importa.". -Ejecutar la tarea usando la regla de los dos minutos, "si lleva menos de dos minutos hazlo". Aunque no estes procesando asuntos haz una excepción, las personas no son asuntos que despachar, son personas. Óscar comparte la pasión de mejorar en El Inconformista. El blog del desarrollo personal.

Etiquetas: articulos, gtd, organizate eficacia, correo, dosminutos

Procesar los feeds RSS

Jeroen Sangers — Wed, 06 Feb 2008 06:25:21 +0100

Por Jeroen Sangers en El Canasto el 06 de febrero de 2008 a las 06:25:21

Si hay varias páginas web como El Canasto que quieres seguir con frecuencia como, puedes ahorrarte mucho tiempo si usas un lector de feeds RSS en lugar de visitar esas páginas cada día para ver si hay cambios. Un lector de feeds RSS automáticamente recoge las noticias de las páginas en formato RSS o Atom y las presente todos juntos en una sola página (o organizado en carpetas si quieres). Un lector de feeds RSS es como un diario personalizado, con solo las noticias que te interesen. La feed de El Canasto está en http://canasto.es/atom.xml.Desde la punta de vista GTD, en lector de feeds RSS es simplemente otra bandeja de entrada donde entran "cosas", y hay que tratarlo igual a las otras bandejas de entrada como el correo electrónico y las facturas. Depende de la noticia puedes eliminarla, incubarla, archivarla o diferirla. EliminarHay muchas noticias que no requieren ninguna acción y que simplemente puedes eliminar o marcarlo como leído. Recuérdate también que seguramente no hay ninguna información vital en los feeds y que no pasa nada si no leas todo. En este sentido, las noticias en internet son igual a las noticias en la televisión: tu vida no cambiara si un día no lo miras. Si durante algunos días no he tenido tiempo para leer mis feeds porque he tenido mucho trabajo o porque estaba de vacaciones, simplemente elimino todas las noticias más antiguas que dos días. Si tienes algunos feeds que realmente debes leer, ponlas en una carpeta separada.IncubarCon algunas noticias no puedes hacer nada en este momento, pero puede ser que te sirven en un momento más tarde. Un ejemplo es una noticia de un producto interesante de que quieres escribir en tu bitácora. Guarda estas noticias en la lista Algún día/Quizás. Yo simplemente uso una etiqueta para marcar la noticia. Cada dos semanas (o simplemente cuando necesito ideas para escribir algo) reviso la lista i elimino noticias que ya no son interesantes y paso las ideas más interesantes a mi lista de tareas.ArchivarNoticias que quieres guardar como material de referencia guardas en un archivador. Si usas un lector de RSS en tu PC, simplemente puedes arrastrar la noticia hacia otra carpeta. Si usas un lector en internet puedes aplicar una etiqueta.DiferirCada noticia que requiere una acción concreta debes traspasar a tu calendario (si tienes que hacerlo en un día y/u hora específico) o tu lista de Próximas Acciones para hacerlo lo antes posible. Porque es mejor mantener solo un calendario y una lista de tareas, debes traspasar la noticia desde lector de feeds.Como siempre, si puedes hacer la tarea en dos minutos es mejor hacerlo directamente y no usar el calendario o lista de tareas.

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Estudio científico acerca de GTD

Jeroen Sangers — Fri, 01 Feb 2008 07:18:49 +0100

Por Jeroen Sangers en El Canasto el 01 de febrero de 2008 a las 07:18:49

David Allen ha desarrollado su método basada en su experiencia tiene unos principios como "Es mejor trabajar con la cabeza vacía" como fundamentos de Organízate con Eficacia. Un grupo de científicos de Bruselas ha verificado los principios de GTD con la teoría en la ciencia cognitiva, resultando en un estudio interesante para todos interesados en el 'por qué' de GTD.El grupo ha presentado su informe para publicación, significando que todavía falta la revisión por pares y la publicación final, para que tengamos que esperar para conocer la opinión de la comunidad científica experto.Mientras tanto puedes descargar el informe Getting Things Done: The Science behind Stress-Free Productivity en formato PDF.

Etiquetas: gtd, organizate eficacia, ciencia

Las 5 fases

Jeroen Sangers — Tue, 29 Jan 2008 07:08:15 +0100

Por Jeroen Sangers en El Canasto el 29 de enero de 2008 a las 07:08:15

1. RecopilarRecopila todo lo que tiene su atención en "cubos" externos sin fugas (tus bandejas de entrada, correo electrónico, blocs de notas, mensajes en voz, etcétera). Sácalos de tu memoria a corto plazo. Mantenga lo menos bandejas de entrada posible, y tantos como necesitas. Vacíalas frecuentemente pasando por las fases de procesar y organizar (vea más abajo) 2. ProcesarProcesa las cosas que has recopilado (y toma decisiones) Si no hay que actuar, bórralo, guárdalo para más tarde u archívalo para referencia. Si hay que actuar, decide la Próxima Acción y hazlo (si puedes en menos de dos minutos), delega la tarea (y apuntalo en la lista de espera para su seguimiento) o aplázalo (ponlo en la lista o carpeta de tareas). Si una sola acción no cierre la actividad, entonces identifica el compromiso como "proyecto" y apuntalo en la lista de proyectos. 3. OrganizarAgrupa los resultados de la fase 2 en categorías adecuadamente recuperables y revisables. Los cuatro categorías claves son: Proyectos (proyectos que tiene el compromiso de terminar) Calendario (accione para hacer en un día u hora específico) Próximas Acciones (acciones para hacer lo antes posible) En espera (proyectos y acciones hechos por otros que quieres seguir) Añade sub-categorías de estas listas si las hace más fácil de usar (Llamadas, Compras, A Casa, Al Ordenador, etcétera) Añade listas de metas a largo plazo y valores que te influyen Añade listas útiles diversas si necesario (descripción de trabajo, eventos para seguir, diagrama de la organización, …) Mantenga un sistema de material de referencia genérico para archivar información y material que no requieren ninguna acción, pero debe ser accesible. Mantenga un sistema para disparar acciones más tarde (lista de algún día/quizás, calendario, "tickler"). Mantenga material de soporte de proyectos si necesario (puedes guardarlo en el sistema de referencia o un una área de pendientes. 4. RevisarExamina el calendario y las listas de acciones diariamente (o siempre cuando puedes hacer una de las tareas) Planifica un Repaso Semanal para limpiar, actualizar, gestionar y mejorar tus sistemas. Revisa las metas valores y visiones tantas veces que es necesario para mantener la lista de proyectos completo y actualizado. 5. HacerElige las acciones para hacer basado en lo que puedes hacer (contexto), el tiempo disponible, tu energía y finalmente tus prioridades. Permanezca flexible manteniendo un sistema de recordatorios de acciones para toda tu vida, que es siempre accesible para revisar, confiando en su intuición para hacer las decisiones adecuadas. Asegúrate de hacer las mejores elecciones por centrarte con consistencia en las prioridades ("¿Qué valor obtengo si hago X en lugar de Y?"). Frecuentemente revisa tus compromisos en los diferentes niveles de vida y trabajo: Pista de despegue – acciones actuales (diariamente) 10.000 pies – proyectos actuales (semanalmente) 20.000 pies – responsabilidades actuales (mensualmente) 30.000 pies – metas para los próximos 1-2 años (trimestral) 40.000 pies – metas para los próximos 3-5 años (anual) 50.000 pies – carera, fin, estilo de vida (anual+)

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GTD en Outlook 2007

Jeroen Sangers — Fri, 25 Jan 2008 07:29:03 +0100

Por Jeroen Sangers en El Canasto el 25 de enero de 2008 a las 07:29:03

Recientemente he renovado el ordenador en la oficina y por tanto también he renovado la versión de Microsoft Office. Este cambio ha modificado completamente mi manera de trabajar.Antes:Como podréis leer en My Killer GTD Setup, usaba Outlook XP con el complemento GTD y dos macros para generar tareas del Repaso Semanal y para automáticamente generar tareas nuevas si finalizo una tarea de un proyecto. Para generar una tarea desde un correo solo tenía que hacer un clic en la barra de menú GTD, opcionalmente cambiar el asunto, elegir el contexto de la lista y guardar la tarea. Cuatro pasos: fácil y rápido.Después:La innovadora 'Cinta' de Outlook 2007 ha desplazado los botones del complemento GTD a una pestaña separado. Si quiero hacer lo mismo en Outlook 2007 tengo que abrir el correo, ir a la pestaña Complementos, hacer un clic en el botón Tarea, opcionalmente cambiar el asunto, ir a la pestaña Complementos, elegir el contexto de la lista, ir a la pestaña Inicio y guardar la tarea. ¡En total ocho pasos! Ahora necesito el doble tiempo para convertir un correo en una tarea.Durante varios días he trabajado así, pensando que al final me acostumbro a la nueva manera de trabajar, pero al final he decidido empezar desde cero. Entre las novedades de Office 2007 hay cosas interesantes como el nuevo buscador, categorías con colores, la barra de tareas pendientes, la posibilidad de marcar correo para seguimiento y las tareas en el calendario. He probado varias maneras de trabajar (incluso he instalado Jello.Dashboard) y creo que al final he encontrado una manera ágil de trabajar en Outlook 2007.Ahora:He decidido no usar la posibilidad de marcar correo para seguimiento, con algunas razones: si marca un mensaje para seguimiento, este mensaje sale en la lista de tareas, pero el mensaje todavía está en la bandeja de entrada. Además es difícil cambiar el asunto del mensaje y cosas como ¡Ayúdame! en mi lista de tareas no son muy útiles.La mejor manera de generar tareas desde mensajes es hacer un clic con el botón derecha del ratón, arrastrar el mensaje a la carpeta de tareas y elegir la opción Mover aquí como tarea con datos adjuntos. Después fijo el asunto de la tarea y la categoría. Si más tarde recibo más mensajes relacionadas a una tarea puedo adjuntar estos correos también a la tarea para tener todo la información a mano.Uso mucho la barra de tareas pendientes, porque me muestra siempre las próximas citas y todas las tareas. Es como mi centro de control anterior pero disponible en cualquier pantalla. El calendario realmente solo uso cuando hago el Repaso Semanal.

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Incrementar la productividad

Jeroen Sangers — Wed, 23 Jan 2008 07:03:29 +0100

Por Jeroen Sangers en El Canasto el 23 de enero de 2008 a las 07:03:29

Todos podemos incrementar nuestro productividad simplemente por añadir valor usando las herramientas existentes. Si quieres generar más valor por la energía invertida, haz uno de esas cuatro cosas: limpiar, enfocar, estructurar y acción. Limpiar y vaciar Si una actividad deja cosas pendientes, añade estrés a tu sistema. Si acabo de preparar la comida, tengo el mármol llena de cosas: utensilios, sal y pebre, paellas,... Un cocinero profesional no puede permitirse trabajar de este manera, por que tiene que preparar 200 comidas y necesita el espacio y las herramientas. Un cocinero guarde las especias que usa frecuentemente cerca del área de trabajo, para que puede cogerlo rápido y devolverlo a su sitio después de usar. ¿Que son las cosas que quedan en tu área de trabajo? Proyectos finalizados, procedimientos antiguos, tareas que ya no vas a hacer,... si eliminas esas cosas veras como incrementa el flujo y la productividad. Enfocar Tu energía física y psíquica aumenta automáticamente al enfocarte y se dispersa rápidamente sin enfoco. ¿Qué es el fin de ... este reunión, esta propuesta, estos vacaciones, este departamento esta mesa, este trabajo? ¿Qué estás intentando de hacer? ¿A dónde vamos? Respuestas claras a esas preguntas generan energía que da resultados con menos esfuerzo. Estructurar Necesitamos estructuras para todo. estructuras nos dan comodidad, protección, ayuda, comunicación, visibilidad,... Si salimos de compras sin lista de compra no podemos hacer las compras con eficacia. Si nadie contesta el teléfono, todos presentes pierden parte de su atención cuando suena. Gente productiva siempre miren como pueden mejorar la organización de las tareas Acción Es más fácil moverte si ya tienes velocidad. Necesitas menos fuerzas para redirigir algo que empezar a mover desde cero. Miedo para lo desconocido y las consecuencias de imperfección pueden fácilmente generar parálisis de análisis. Un proyecto sin Próxima Acción definida nunca será exitoso.

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